Las 5 mejores prácticas de eventos de recaudación para conseguir más

Por Kerri Moore

Los eventos de recaudación de fondos son la oportunidad perfecta para seguir cosechando las relaciones existentes con los donadores, presentarles tu organización no lucrativa a nuevos donadores y recaudar fondos para tu causa.

Ya que pueden ser increíblemente gratificantes, es importante que tu organización no lucrativa sepa cómo capitalizar los beneficios de llevar a cabo un evento.

Para asegurar que tu organización no lucrativa esté aprovechando todas las recompensas de los eventos de recaudación de fondos, puedes seguir estas 5 fantásticas prácticas:

  1. Capitaliza en la recaudación colectiva de fondos.
  2. Recauda dinero con mercancía.
  3. Colabora con tu comunidad.
  4. Difunde el mensaje en redes sociales.
  5. Revoluciona tu estrategia de retención.

Estas mejores prácticas pueden ser aplicadas en una gran diversidad de eventos de recaudación de fondos. No importa en qué seas el anfitrión, puedes usar estos consejos para crear una experiencia de recaudación más profunda para tus donadores.

Después de todo, ¡tus donadores quieren saber que sus donaciones son significativas! No des por hecho la oportunidad de conocer cara a cara a tus donadores.

Analicemos estas prácticas para conocer más.

1. Capitaliza en la recaudación colectiva de fondos

Una campaña de recaudación colectiva de fondos es la forma perfecta para recaudar dinero antes y / o durante el evento. Aunque las campañas colectivas de recaudación de fondos usualmente son organizadas por individuos, ¡las organizaciones no lucrativas y las organizaciones las pueden usar también!

Las campañas colectivas de recaudación de fondos reúnen donantes de todas las partes de tu organización para unirlos en apoyo a tu causa. Trabajan especialmente bien con eventos porque atraen a tus seguidores al mismo lugar.

La emoción de recaudar fondos como una unidad puede ayudar a que los donadores hagan conexión entre ellos y se involucren más profundamente con tu causa.

Las campañas colectivas de recaudación de fondos usualmente se desarrollan en plataformas de recaudación colectivas donde los donadores pueden realizar sus donaciones en línea.

Puedes utilizar la página para generar fondos previos al evento, de esta forma los seguidores tendrán algo que celebrar cuando lleguen. Después, puedes hacer una recaudación en vivo durante el curso del evento y ver cómo las donaciones llegan mientras que los donadores tratan de llegar a la meta (¡sólo asegúrate que la página sea apta para dispositivos móviles!).

Estas emocionantes campañas pueden incrementar tu recaudación de fondos para eventos. Para crear la campaña más impactante posible, querrás:

  • Determinar un objetivo claro de recaudación de fondos. Las plataformas sólidas de recaudación de fondos integran termómetros de recaudación de fondos en sus páginas para que los seguidores puedan ver el progreso que están logrando. Una meta de recaudación de fondos clara le permite a los donadores motivarse para llegar al objetivo.
  • Enfócate en una misión específica. Quieres que tu causa sea tangible. Establece claramente cómo los fondos serán utilizados para apoyar tu causa, siendo tan específico como sea posible. Unir tu evento a un solo proyecto puede ayudar a que tu campaña sea más procesable para los donadores.
  • Ofrece incentivos. Puedes crear niveles de donación con incentivos. Por ejemplo, un donador que da 100 dólares a tu campaña puede recibir una nota de agradecimiento por parte de las personas que reciban la ayuda. Los incentivos pueden motivar a los donadores a dar más de lo que usualmente darían.

Para más estrategias de campaña, revisa estos 5 consejos para crear un pitch efectivo de recaudación colectiva de fondos.

En resumen: Utiliza la recaudación colectiva para obtener más para tu evento e involucrar más a los donadores. Las campañas colectivas de recaudación de fondos efectivas son enfocadas, orientadas en una meta y le dan recompensas a los donadores.

2. Recauda más dinero con mercancía.

Vender mercancía en tu evento te puede ayudar a enriquecer los esfuerzos de recaudación. Sin embargo, vender productos también te brinda una oportunidad para involucrar y retener a tus donadores más adelante.

Después de todo, los productos son una forma en que los seguidores pueden llevarse a casa un recuerdo tangible de tu evento de recaudación y de tu organización no lucrativa. Es probable que los donadores recuerden tu organización al momento de usar tus productos, lo cual puede ayudarte a conservarlos después del evento.

Para asegurar que estás vendiendo la mercancía más efectiva, tus productos deben:

  • Tener el logo de tu marca. Añade el nombre y logotipo de tu evento de recaudación o de tu organización no lucrativa en toda tu mercancía.
  • Prácticos. Los productos que los donadores pueden usar en su vida diaria aumentan las probabilidades de que los hagan recordar tu causa. Además, es más probable que los donadores utilicen productos prácticos en lugares públicos, lo que le puede dar publicidad gratis a tu organización no lucrativa.
  • Variados. Ofrecer distintos tipos de productos puede ayudarte a asegurar que tendrás algo que le gustará a todos.
  • Relevantes. Los productos que se relacionan con el tema y tono de tu evento, serán los más efectivos.

¿Cómo se ven estos consejos cuando se aplican en la práctica? Veamos un ejemplo.

Digamos que estás organizando un evento de recaudación de fondos para tu escuela. Vender productos que les interesen tanto a los estudiantes como a los egresados y que muestren los colores de tu escuela, mascota y nombre, serán reconocibles por tus asistentes. Productos como playeras, sudaderas, botellas de agua, sombreros y útiles escolares pueden ser objetos relevantes e interesantes que conecten a los donadores con tu causa.

Como en el ejemplo anterior, los productos son valiosos para los donadores y se relacionan directamente con la causa. Esta combinación puede incentivar a los donadores a hacer una compra y aumentar tus ingresos.

En resumen: La mercancía puede motivar a los donadores a realizar aportaciones a tu organización, y los productos por sí mismos, pueden promover a tu organización no lucrativa después del evento.

3. Colabora con tu comunidad.

Una de las ventajas más grandes de los eventos de recaudación de fondos es la oportunidad de involucrar a tu comunidad en tus esfuerzos de recaudación.

Los eventos tienden a atraer a una población local. Después de todo, puede haber ocasiones divertidas incluso para aquellos que no tienen una conexión previa con tu organización no lucrativa.

Una de las mejores formas de aumentar la asistencia y construir relaciones más fuertes con tus donadores es involucrar a la comunidad. Primero, necesitas tener un fuerte entendimiento de quiénes son estos valiosos contribuidores como donadores y como personas.

ASAC, una organización no lucrativa de México, fue capaz de realizar este gran efecto. Utilizando WhatsApp, ASAC creó una campaña colectiva de recaudación de fondos que recaudó 4,000 dólares para decorar habitaciones de un hospital para niños. ASAC creó una estrategia de recaudación de fondos tomando en cuenta las preferencias de sus donadores:

“Somos una pequeña organización operada completamente por voluntarios y aunque tenemos registrados alrededor de 2,000 personas en nuestra lista de correos electrónicos, realmente somos como una gran familia. Tenía más sentido utilizar WhatsApp para poder tener una comunicación más personal y de persona a persona; y también para mostrar que la petición para donar venía de una fuente confiable.”

Tú puedes aplicar la misma estrategia para tu evento. Al entender e involucrar a la comunidad, puedes crear una campaña poderosa que establezca un contacto con los donadores en sus propios términos.

Para promulgar una estrategia de eventos basada en la comunidad, puedes seguir estos consejos:

  • Conecta tu causa con la comunidad. Construir tu campaña alrededor de una necesidad de la comunidad puede ayudarte a relacionarte con tus asistentes. Por ejemplo, una organización no lucrativa dedicada a acabar con el hambre puede utilizar los fondos de su evento para darle alimentos a un refugio local de personas indigentes. Conectar la causa con la comunidad puede motivar a los seguidores a ir a tu evento y donar; ellos son, después de todo ¡la gente cercana que los apoya!
  • Invita a miembros claves de la comunidad. Invitar personalmente a miembros conocidos de la comunidad para apoyar tu evento y realizar una donación pública puede generar apoyo generalizado para tu causa. Entre los miembros clave de la comunidad puede haber figuras políticas como el alcalde o consejero municipal, celebridades locales y otras figuras importantes. Cualquier persona que sea reconocida e impactante puede cumplir este rol.
  • Asóciate con negocios locales. Los negocios locales pueden dar muchas aportaciones de regalo, donaciones en especie u otros tipos de apoyo financiero. Ya que los eventos son una increíble forma de publicidad para los negocios locales, muchos dueños de negocios pueden estar dispuestos a unirse a la causa. Establecer un contacto con estas compañías puede ayudarte a disminuir los costos del evento y al mismo tiempo, apoyar a tu comunidad en general.

Siguiendo estos consejos, puedes lograr una conexión con tu comunidad de manera más profunda. Así, puedes asegurarte que la historia de tu organización no lucrativa no se quede en saco roto.

En resumen: Crear un evento de recaudación de fondos basado en la comunidad puede ayudarte a ponerte en contacto con tus donadores y construir una relación de apoyo a largo plazo con negocios locales y personas públicas.

4. Difunde el mensaje en redes sociales.

Las redes sociales pueden ser vitales para lograr que tengas un exitoso evento de recaudación de fondos. Después de todo, una de las razones más convincentes por las que la gente acude a los eventos, es porque saben que otras personas estarán ahí.

Las redes sociales le permiten a las personas compartir los eventos a los que acuden en sus redes personales, alentando a otros a asistir.

Además, las redes sociales son un increíble canal para anunciar tu campaña colectiva de recaudación de fondos y para involucrar a tus donadores. Incluso aquellos que no puedan acudir a tu evento pueden tener la oportunidad de apoyar tu causa donando a tu campaña.

Por supuesto, difundir el mensaje en redes sociales requerirá una estrategia de tu parte.

Por ejemplo, puedes:

  • Crear un hashtag. Un hashtag es un medio para consolidar tus publicaciones en diferentes plataformas de redes sociales. Los hashtags son utilizados en las plataformas más populares como Facebook, Twitter e Instagram. No sólo ayudan a que tus seguidores encuentren las publicaciones de tu evento, pero los seguidores pueden utilizar el hashtag cuando publiquen algo sobre tu evento.
  • Incluye botones para compartir en redes sociales. Incluye botones para compartir en redes sociales en tu página de recaudación colectiva de fondos para que tus seguidores puedan difundir fácilmente el mensaje con sólo presionar un botón. Motivar a los donadores a compartir información sobre tu evento puede generar expectativa antes de ese día.
  • Realiza publicaciones en vivo. Durante tu evento, publica actualizaciones en redes sociales para que tus seguidores vía remota, puedan permanecer informados. Mostrar el éxito de tu evento mientras ocurre puede influenciar a que tus seguidores asistan a eventos más adelante y se unan a la diversión.

En resumen: Las redes sociales son una herramienta poderosa que te permite alcanzar una gran variedad de donadores y capitalizar la difusión del mensaje en redes sociales, lo que puede incrementar la asistencia a tu evento actual y a los próximos.

Para más información sobre cómo integrar las redes sociales con tu evento de recaudación de fondos, puedes revisar estos consejos de diseño web de una organización no lucrativa para que tus botones y publicaciones de redes sociales sean una extensión natural de tu recaudación de fondos.

5. Revoluciona tus estrategias de retención.

Una de las prácticas más importantes para los eventos de recaudación de fondos es crear una estrategia sólida de seguimiento. Ya que harás contacto con nuevos donadores, es importante enfocarte en retener a tus asistentes.

Puedes retener mejor a los asistentes enviándoles comunicados de seguimiento en donde no les pidas ninguna donación. Este tipo de comunicación tiene como objetivo invitar a los donadores a unirse a tu organización y mostrarles que sus regalos se están utilizando para un bien. Los donadores quieren ver que tu organización está comprometida con ellos.

Para lograrlo, debes invertir en el software correcto de recaudación de fondos. Las gestiones de relaciones con clientes (Customer Relationship Management – CRM) deberían permitirte guardar información fácilmente de tus asistentes a tu base de donadores. Con esta información puedes enviarle materiales de seguimiento a tus donadores a través de los canales correctos.

Si tu organización no lucrativa es nueva o no tiene software, aun así, querrás obtener la información de contacto de tus asistentes para que puedas estar en comunicación con ellos después del evento (afortunadamente ¡la mayoría de las plataformas de recaudación colectiva de fondos ya cuentan con esta característica!)

Una vez que sabes a quién enviarle los mensajes de seguimiento, querrás empezar por agradecerle a los asistentes por su participación. Específicamente, agradecerle a los donadores por sus regalos.

Después, querrás mostrar actualizaciones donde se muestre el impacto del evento de recaudación de fondos.

¿Qué logró tu evento de recaudación de fondos?

¿Cómo contribuyó a tu misión?

¿Cuánto dinero recaudaste?

Puedes enviar tu agradecimiento y actualización al mismo tiempo en un solo material de seguimiento, pero querrás enviarlo máximo 3 días después de tu evento.

Ponerte en contacto con tus donadores inmediatamente después de tu evento, demuestra que los valoras y a sus contribuciones. Además, las actualizaciones específicas pueden mostrarle a tus donadores que han ayudado activamente a la gente necesitada, al haber asistido a tu evento.

Cuando los donadores se sienten valorados en tu organización y cuando ven el impacto de sus regalos es muy probable que permanezcan involucrados y donen de nuevo.

En resumen: Dar seguimiento a tus donadores después del evento te puede ayudar a retenerlos. Específicamente agradecerles y darles actualizaciones, les puede demostrar que han tenido un impacto en tu causa.


Sin importar de qué sea tu evento de recaudación de fondos puedes utilizar estas mejores prácticas para recaudar fondos y retener a tus asistentes, construir relaciones más fuertes con tus donadores y con la comunidad.

Para información más específica del evento, puedes ver la Guía de Booster para los caminatones y la Guía para las subastas silenciosas de BidPal.

Kerri Moore es la Directora de Mercadotecnia de Booster, Creado por Customink. Ella y su equipo ayudan a crear contenido dirigido a maximizar el potencial de recaudación de los organizadores y a promover su misión para aumentar conciencia de la causa o la pasión, que es lo que significa más para ellos.

Kerri Moore